Samkommunen
Pöytäkirja 20.12.2024/Pykälä 19

Hallitus 15.11.2024 § 122 

Föredragande Verkställande direktör Tommi Fred

Beredare Ledande jurist Miikka Pekkarinen, sähköposti etunimi.sukunimi@hsy.fi

Syftet med koncerndirektivet

Koncerndirektivet skapar en ram för ett effektivt genomförande av de mål som HRM har fastställt för ägarstyrningen av dotterbolag som hör till HRM-koncernen och i tillämpliga delar även intressesammanslutningar. Koncerndirektivet bildar tillsammans med strategin en helhet som fastställer förfaranden och verksamhetssätt för HRM:s ägarstyrning.

Syftet med koncerndirektivet är att stöda HRM:s koncernledning och ägarstyrning så att koncernen kan ledas och styras enligt gemensamma verksamhetsprinciper med beaktande av HRM:s övergripande intresse. För detta ändamål syftar koncerndirektivet till att skapa enhetliga tillvägagångssätt för styrning av koncernens dotterbolag samt för att säkerställa verksamhetens transparens och informationsflöde.

Syftet med koncerndirektivet är inte att begränsa bolagens verksamhetsfrihet för att uppnå de mål som ägaren ställt upp för det, utan att tydliggöra gemensamma verksamhetsprinciper.

Bestämmelser om koncerndirektivet i grundavtalet, förvaltningsstadgan och kommunallagen

Enligt 14 § i HRM:s grundavtal har samkommunen ett koncerndirektiv som samkommunstämman godkänner. Koncerndirektivet innehåller verksamhetsprinciper för att leda, styra och övervaka samkommunkoncernen för att uppnå de mål som fastställts av samkommunstämman. Samkommunen ska be medlemskommunerna om utlåtanden om ändringar i koncerndirektivet innan det godkänns.

Bestämmelserna om koncerndirektivet finns i 6 § i HRM:s förvaltningsstadga. HRM:s koncernledning utgörs av styrelsen, verkställande direktören och ekonomidirektören eller en annan av styrelsen utsedd tjänsteinnehavare. Anvisningar om valet av medlemmar i samfundens förvaltningsorgan, medlemmarnas skyldigheter och rapportering till samkommunen ges i koncerndirektivet.

Enligt 4 kap. 14 § i kommunallagen fattar fullmäktige (= samkommunstämman) beslut om principerna för ägarstyrningen samt koncerndirektiv.

Enligt 47 § i kommunallagen:

"Genom ägarstyrningen ska det ses till att kommunkoncernens fördel som helhet beaktas i verksamheten i kommunens dottersammanslutningar.

I sammansättningen av styrelserna för kommunens dottersammanslutningar ska en med tanke på sammanslutningens verksamhetsområde tillräcklig sakkunskap om ekonomin och affärsverksamheten beaktas.

Koncerndirektivet tillämpas på ägarstyrningen i kommunens dottersammanslutningar och i tillämpliga delar i intressesammanslutningar.

I koncerndirektivet ska det meddelas behövliga bestämmelser åtminstone om

1. planeringen och styrningen av kommunkoncernens ekonomi och investeringar,
2. ordnandet av koncernövervakningen, rapporteringen och riskhanteringen,
3. informationen och tryggad rätt för kommunens förtroendevalda att få upplysningar,
4. skyldigheten att inhämta kommunens åsikt före beslutsfattandet,
5. koncernens interna tjänster,
6. sammansättningen och utnämningen av styrelserna för kommunens dottersammanslutningar,
7. en god förvaltnings- och ledningspraxis i kommunens dottersammanslutningar.

Beredning av koncerndirektivet och väsentliga ändringar

HRM:s nuvarande koncerndirektiv togs i bruk år 2017 (bilaga 1). Koncerndirektivet innehåller hänvisningar till den gamla förvaltningsstadgan och värderingar enligt den tidigare strategin och har inte upplevts vara tydligt strukturerad.

Vid beredningen av det nya koncerndirektivet har man utnyttjat Kommunförbundets koncerndirektiv samt HRM:s medlemskommuners nuvarande koncerndirektiv. Koncerndirektivet har beretts i samarbete med medlemskommunernas jurister, varefter utlåtanden har begärts från medlemskommunerna (utlåtanden från Helsingfors, Esbo och Vanda som bilaga 2). I utlåtandena uppmärksammade alla följande saker:

        ärenden som enligt koncerndirektivet förutsätter ett preliminärt ställningstagande från HRM är till sin natur sådana att de borde förutsätta ett preliminärt ställningstagande från HRM:s styrelse,

        dotterbolagens styrelsearvoden bör fastställas i arvodesreglerna,

        i fortsättningen bör man fästa uppmärksamhet vid sammansättningen av Huvudstadsregionens Vatten Ab.

Kommentarerna har beaktats i den fortsatta beredningen av koncerndirektivet.

Det nya koncerndirektivets struktur har förtydligats och inkluderar anteckningar om ägarpolicyn i ett eget kapitel. I koncerndirektivet har man bl.a. preciserat uppgiftsfördelningen och rapporteringen mellan olika organ och tjänsteinnehavare samt de stödtjänster som HRM erbjuder dotterbolagen, tagit bort bestämmelserna om jäv som kommer direkt ur lagen samt korrigerat felaktiga hänvisningar till den gamla förvaltningsstadgan och strategin.

Beslutsförslag (TF) Styrelsen beslutar att föreslå för samkommunstämman att den godkänner HRM:s koncerndirektiv enligt bilaga 3. Det nya koncerndirektivet träder i kraft den 1 januari 2025.

Behandling Under diskussionen gjorde styrelseledamot Taisto Miettinen, med stöd av styrelsesuppleant Alex Seitsamo, ett motförslag om att ändra beslutsförslaget på följande sätt: "Styrelsen beslutar att föreslå för samkommunstämman att den godkänner koncerndirektivet enligt bilaga 3, men ändrar emellertid punkt 9.1 i koncerndirektivet, så att minst 3 medlemmar väljs till dotterbolagets styrelse och följande klausul ”Av motiverade skäl kan dotterbolagets styrelsestorlek vara större” stryks. Det nya koncerndirektivet träder i kraft den 1 januari 2025."

Styrelseledamot Kristiina Lindroos föreslog, med stöd av styrelseledamot Antti Vuorela, att beslutsförslaget ändras på följande sätt: "Styrelsen beslutar att föreslå för samkommunstämman att den godkänner koncerndirektivet enligt bilaga 3, men ändrar emellertid punkt 9.1 i koncerndirektivet så att "Minst 5 medlemmar och högst 9 medlemmar väljs till dotterbolagets styrelse. Av motiverade skäl kan man avvika från minimiantalet". Det nya koncerndirektivet träder i kraft den 1 januari 2025."

Eftersom styrelsen inte var enhällig i frågan konstaterade man att man måste rösta.

Röstningar Taisto Miettinens motförslag, ”Ja” fick 7 röster,

Kristiina Lindroos motförslag, ”Nej” fick 7 röster

Omröstningen var jämn, så ordförandens röst avgjorde resultatet av omröstningen, varvid Kristiina Lindroos förslag vann.

Därefter röstade man om Kristiina Lindroos motförslag och föredragandens grundförslag.

Föredragandens grundförslag ”Ja” fick 1 röst,

Kristiina Lindroos motförslag, ”Nej” fick 13 röster

Kristiina Lindroos motförslag vann, så beslutsförslaget ändrades.

Det ändrade beslutsförslaget

Styrelsen beslutar att föreslå för samkommunstämman att den godkänner koncerndirektivet i enlighet med bilaga 3, men ändrar emellertid punkt 9.1 i koncerndirektivet så att "Minst 5 medlemmar och högst 9 medlemmar väljs till dotterbolagets styrelse. Av motiverade skäl kan man avvika från minimiantalet". Det nya koncerndirektivet träder i kraft den 1 januari 2025.
 

Beslut Styrelsen fattade beslut enligt förslaget.

Samkommunen 20.12.2024 § 19  

904/00.01.010.0100/2024  

Beslutsförslag Samkommunstämman godkänner koncerndirektivet i enlighet med bilaga 3, men ändrar emellertid punkt 9.1 i koncerndirektivet så att "Minst 5 medlemmar och högst 9 medlemmar väljs till dotterbolagets styrelse. Av motiverade skäl kan man avvika från minimiantalet". Det nya koncerndirektivet träder i kraft den 1 januari 2025.

Behandling Esbo stad föreslog

- att koncerndirektivet ändras vad gäller punkt 9.1 om antalet styrelseledamöter i dottersammanslutningarna så att dottersammanslutningens styrelse i regel ska bestå av 3 ledamöter. Av särskilda skäl kan styrelsen ha högst 7 ledamöter. Suppleanter ska inte väljas;

- att samkommunsstämman uppmanar HRM att vidta åtgärder för att ändra antalet styrelseledamöter i dottersammanslutningarna och deras bolagsordningar i enlighet med det godkända koncerndirektivet;

- att i övrigt godkänna koncerndirektivet som förelagts samkommunsstämman.

Helsingfors, Vanda och Grankulla understödde förslaget.

Beslut Samkommunsstämman beslutade

- att ändra koncerndirektivet vad gäller punkt 9.1 om antalet styrelseledamöter i dottersammanslutningarna så att dottersammanslutningens styrelse i regel ska bestå av 3 ledamöter. Av särskilda skäl kan styrelsen ha högst 7 ledamöter. Suppleanter ska inte väljas;

- att uppmana HRM att vidta åtgärder för att ändra antalet styrelseledamöter i dottersammanslutningarna och deras bolagsordningar i enlighet med det godkända koncerndirektivet;

- att i övrigt godkänna koncerndirektivet som förelagts samkommunsstämman.

Bilagor